4 gute Gründe, warum du deine Zahlen im Business im Blick haben solltest
- Stephanie Keller
- Jul 9
- 8 min read
Heute freue ich mich riesig, dir den wertvollen Gastartikel von Stephanie Keller zu präsentieren, der dir zeigt, wie du endlich Freundschaft mit deinen Business-Zahlen schließen kannst 😀!
Stephanie habe ich über ihre coolen Buchhaltung Co-Workings kennengelernt und bin sofort von ihrer erfrischenden Art begeistert gewesen. Sie geht freudig an das Thema Finanzen heran und macht es anderen unglaublich leicht, eine gute Beziehung mit ihren Zahlen einzugehen. Genau das, was so viele Solo-Unternehmende brauchen!
Als Business-Zahlen- und Backoffice-Strategin begleitet Stephanie ihre Kunden dabei, ihre Buchhaltung digital und automatisiert zu erledigen, relevante Kennzahlen zu ermitteln und ein einfaches Finanzmanagement aufzubauen. Ob Kostenanalysen, Cashflow-Überwachung oder Arbeitszeitoptimierung: Mit den passenden Helfertools und einfachen, doch sehr effektiven Workflows bekommst auch du deine Zahlen langfristig in den Griff.
In ihrem Artikel zeigt sie dir nun ganz konkret, warum Zahlen im Business so wichtig sind und wie du sie zu deinem strategischen Vorteil nutzen kannst.
Inhalt des Artikels
Du hast dein eigenes Business gegründet, weil du für ein Thema brennst, andere unterstützen möchtest oder einfach, um die Welt ein Stückchen zu verbessern.
Was auch immer der Grund für den Schritt in die Selbstständigkeit war: Du solltest nicht nur Spaß an der Arbeit haben, sondern auch gut davon leben können.
Für viele Unternehmerinnen und Unternehmer ist das Thema Zahlen im Business ein Buch mit sieben Siegeln.
„Ich bin kein Zahlenmensch und entscheide deshalb nach Bauchgefühl - hat bisher immer gut geklappt.“
Dieser Aussage begegne ich oft in der 1:1-Arbeit mit meinen Kundinnen und Kunden. Der Erfolg deines Unternehmens darf aber kein Zufall sein, sondern sollte aus strategischen Entscheidungen wachsen können.
In diesem Artikel zeige ich dir, warum es so wichtig ist, die Zahlen im Business im Griff zu haben, wie du den Überblick über sie behältst und welche kleinen Helferlein dir das Leben im Business-Zahlendschungel erleichtern können.
Warum ist es wichtig, die Zahlen im Business im Blick zu haben?
1. Klarheit über die Gesundheit deines Unternehmens
„War der Launch wirklich erfolgreich oder hat er sich einfach nur gut angefühlt?“
Eine Frage, die sich viele Solopreneure nach der Einführung eines neuen Produktes stellen.
Wenn du nur auf den Umsatz schaust, bekommst du schnell einen falschen Eindruck. Daher gehören in eine gute Launch-Planung neben Strategien, notwendigen Schritten und einem Zeitplan auch die passenden Kennzahlen.
Wie viel eigene Arbeitszeit steckt in der Produktentwicklung und im Marketing?
Kommen weitere Kosten für Dienstleister und/oder Tools dazu?
Wie viel Umsatz hat der Launch gebracht?
Mit Hilfe dieser und weiterer Kennzahlen kannst du herausfinden, ob dein erster Launch wirklich erfolgreich war und wie viel deiner Entwicklungskosten mit diesem Launch gedeckt wurden.
2. Frühzeitig reagieren können
Die Zahlen deiner Buchhaltung zeigen dir immer das, was in der Vergangenheit passiert ist. Das ist wichtig, um Soll-Ist-Vergleiche zu erstellen und daraus neue Strategien entwickeln zu können.
Wenn du aber ausschließlich mit Zahlen aus der Vergangenheit arbeitest, kannst du oft nicht früh genug reagieren, um in bestimmten Situationen schnell gegenzusteuern.
Hast du deine Zahlen auch außerhalb der Buchhaltung stets im Blick, funktionieren sie wie ein Frühwarnsystem.
Steigende Kosten, sinkende Umsätze oder Liquiditätsprobleme kannst du so frühzeitig erkennen und entsprechende Maßnahmen einleiten.
3. Strategische Entscheidung vs. Bauchgefühl
„Es hat sich einfach richtig angefühlt, diesen Kurs zu buchen“, ist leider keine verlässliche Business-Strategie.
Ob du z.B. in ein Mentoring, einen Kurs oder eine Dienstleistung bzw. Mitarbeiter investieren solltest, hängt von vielen Faktoren ab.
Auch hier helfen dir deine Zahlen, einen IST- und einen Wunschzustand festzulegen. Nach dem Invest bist du dann in der Lage festzustellen, ob du dein Investitionsziel erreicht hast oder nicht. Diese Ergebnisse stärken dich für zukünftige Entscheidungen.
4. Planung und Wachstum
Wer sich regelmäßig mit seinen Zahlen beschäftigt, entwickelt mit der Zeit ein Gespür für die Sprache des eigenen Unternehmens.
Du weißt, welche Monate in der Regel umsatzstark sind und welche eher schwächeln. Du weißt, wo deine größten Kostenverursacher sitzen und kannst Optimierungen gezielt planen.
Du weißt, für welche Bereiche du Rücklagen bilden solltest und kannst den Aufbau dieser gezielt einkalkulieren. So baust du mit der Zeit ein stabiles Fundament, auf dem sich dein Business nachhaltig mit einer gesunden Wachstumsstrategie entwickeln kann.
So behältst du deine Zahlen im Blick
1. Fokussiere dich auf wichtige Kennzahlen
Wahrscheinlich ist dir im Businessalltag schon die ein oder andere Kennzahl über den Weg gelaufen. Umsatz, Gewinn und laufende Kosten sind wohl eine der bekanntesten Zahlen.
Manche KPIs oder auch Key Performance Indicator, wie sie im Fachjargon genannt werden, tarnen sich ganz gut und sind nicht immer auf den ersten Blick als solche erkennbar.
Aber keine Sorge! Du musst keine Angst haben, dass dir eine wichtige Kennzahl durch die Lappen geht und deshalb deine Business-Strategie dahin ist.
Du brauchst auch kein kompliziertes Controllingsystem, damit du alle Kennzahlen im Blick behältst. Denn zu Beginn solltest du überlegen, welche Kennzahlen gerade jetzt im Moment für dich wichtig sind.
Nicht alle Kennzahlen sind zu jeder Zeit gleich wichtig und auch die Auswahl der Kennzahlen ist nicht in Stein gemeißelt.
Die Liste der aktuellen KPIs, die du beobachtest, darf sich, genauso wie du und dein Business, verändern und entwickeln.
Welche du in deiner ersten Liste auswählen solltest, hängt ein bisschen von deinen individuellen Zielen ab und lässt sich nur schwer verallgemeinern. Aber ich empfehle dir zu Beginn nicht mehr als 5 bis 7 KPIs in deine Liste aufzunehmen.
Meiner Erfahrung nach sind diese Kennzahlen für Solopreneur zu Beginn die relevantesten:
Monatsumsatz netto und brutto
monatliche Ausgaben (regelmäßige)
Gewinn (Umsatz - Ausgaben)
Eigene Arbeitszeit
Hinzu kommen dann noch strategieabhängige KPIs wie z.B. Öffnungsraten beim Newsletter, Webseitentraffic oder Social-Media-Interaktionen.
2. Entwickle Routinen
Wichtig ist, dass du deine Zahlen regelmäßig überprüfst, um eine Entwicklung erkennen zu können.
Um die Regelmäßigkeit zu sichern, eignen sich am besten Routinen und feste Termine, in die du das Zahlen-Tracking einfach integrierst.
So kannst du den Zahlencheck z.B. mit dem monatlichen Buchhaltungstag verbinden oder in deine Monats- bzw. Quartalsabschlüsse und -planungen mit einbauen. Oder du führst einen wöchentlichen CEO-Termin ein, an welchem du dir die Entwicklung deiner Zahlen anschaust.
Wie oft bzw. in welchen Zeitabständen du die Zahlen checken solltest, hängt wiederum von der Kennzahl selbst, deiner Strategie und deinen Zielen ab.
3. Hol dir die passenden Helferlein
Wenn du anfängst, dich mit deinen Zahlen tiefer zu beschäftigen, kann das im ersten Moment ganz schön überfordern.
Wenn du dir unsicher bist, welche Zahlen für dich die passenden sein könnten, dann schau dir gerne meinen Blogartikel „Wichtige Kennzahlen für dein Unternehmen“ an.
Du weißt, welche Kennzahlen du dir genauer anschauen möchtest?
Super! Dann ist der schwierigste Schritt schon geschafft.
Beim Tracking selbst kannst du dich dann durch verschiedenen Tools unterstützen lassen. Deine aktuellen Buchhaltungszahlen findest du am leichtesten mit einem Buchhaltungsprogramm, wie z.B. Lexware Office heraus.
Deine laufenden Ausgaben kannst du einfach in einer Tabelle oder in einem Projektmanagement-Tool, wie z.B. Notion oder Trello, auflisten.
Mit diesen Tools kannst du dir sogar ganze Dashboards bauen, die dir eine übersichtliche Darstellung über deine Zahlen ermöglichen. Je nachdem, welche KPIs du dir anschauen möchtest, gibt es u.a. in deinem Newslettertool oder bei deinem Zahlungsanbieter weitere Möglichkeiten, Zahlen - zum Teil auch automatisiert - auszuwerten.
Was tun mit dem Zahlensalat?
1. Erstelle dir eine Finanzübersicht
Bevor du dich jetzt aber ans Werk machst und jede Menge Zahlen sammelst, solltest du dir noch überlegen, wie du diesen Zahlensalat am Ende in eine übersichtliche Form bringst.
Schau dir also an, welche Auswertungen du hast und erstelle dir deine individuelle Finanzübersicht.
Hast du z.B. den monatlichen Umsatz und die monatlichen Kosten in deine Finanzübersicht eingegeben, dann kannst du hier mit Formeln arbeiten, welche dir Gewinn und z.B. Rücklagen und Höhe der Steuerzahlungen automatisiert berechnen.
Auch solltest du auf einen Blick sehen, wie lange das Geld auf deinem Konto noch reicht und voraussichtliche Einnahmen und Ausgaben mit einkalkulieren.
2. Analysen und Ziel-Tracking
Die Finanzübersicht eignet sich wunderbar für Soll-Ist-Vergleiche. Hattest du geplant, die Kosten von Q1 um 20% zu senken, siehst du in deiner Finanzübersicht auf einen Blick, ob dir das gelungen ist.
Wolltest du deine Umsätze im Vergleich zum Vorjahr verdoppeln, zeigt dir deine Finanzübersicht ganz genau, ob du noch auf Kurs bist und wie weit du von deinem Ziel noch entfernt bist.
Auch gezielte Produktentwicklungen lassen sich in einer Finanzübersicht darstellen.
Wie oft wurde ein Produkt verkauft?
Wie hoch waren die Einnahmen pro Launch und wie viel habe ich pro Kunde im Durchschnitt an einem Launch verdient?
Du kannst jedes deiner Monats-, Quartals- oder auch Jahresziele in deine Finanzübersicht einbauen und so jederzeit sehen, wie sich dein Business gerade entwickelt.
3. Unbezahlte Arbeitszeit reduzieren
Ein Posten, den uns die Buchhaltung nicht auf einem Sachkonto anzeigt, ist unsere unbezahlte Arbeitszeit im Business. Und leider ist dieser Posten in den meisten Unternehmen nicht gerade klein.
Zu den direkt durch Kunden bezahlten Arbeitszeiten kommen auch unbezahlte, interne Arbeitszeiten, z.B. für die Buchhaltung, fürs Marketing und für Fortbildungen.
Ist die Arbeitszeit eine Kennzahl, die regelmäßig gemessen wird, siehst du nicht nur, wie viel deiner gesamten Arbeitszeit bezahlt bzw. unbezahlt ist. Du siehst auch, welcher Teil deiner unbezahlten Arbeitszeit am höchsten ist und kannst hier gezielt u.a. durch Outsourcing, Prozessoptimierung oder Automatisierung gegensteuern.
4. Alles auf einen Blick - Dein Finanz-Dashboard
Um einen übersichtlichen Blick für deine Zahlen zu bekommen, solltest du dir deine Finanzübersicht als Dashboard erstellen.
Lege dir Felder im Ampelsystem an, die dir je nach Farbe eine Richtung weisen oder lass dir einzelne Bereiche als Diagramme darstellen.
Wie auch immer du dein Dashboard aufbauen möchtest: Keep it simple!
Es muss keinen Wettbewerb gewinnen, sondern dir schnell und einfach einen Überblick verschaffen.
Einmal eingerichtet, aktualisierst du dein Dashboard regelmäßig durch deine Routinen.
Fazit
Es ist an der Zeit, den Blickwinkel auf die Zahlen zu ändern und ihnen eine neue Rolle zukommen zu lassen.
Von der trockenen und ermüdenden Pflicht, seine Buchhaltung erledigen zu müssen, solltest du zu einem starken Steuerungsinstrument für dein Business übergehen.
Der Zauber entsteht, wenn du die Sprache deiner Zahlen verstehst!
Und du musst weder zum Zahlen-Nerd werden, noch brauchst du ein BWL-Studium. Du brauchst nur ein auf dich ausgerichtetes System, welches - einmal eingerichtet - dir dauerhaft Klarheit, Kontrolle und Sicherheit verschafft.
Wenn du weißt, wie es deinem Business geht und wie es sich gerade entwickelt, triffst du Entscheidungen nicht mehr aus dem Bauch heraus, sondern entscheidest mit gutem Gewissen und strategischem Hintergrund.
Also fang an, die für dich wichtigen KPIs festzulegen, baue das Tracking in deine Routinen mit ein und entwickle dein persönliches Finanz-Dashboard als Steuerzentrale für dein Business.
Stephanie hat es mit diesem Artikel geschafft, das oft für andere so trockene Thema Finanzen richtig greifbar und umsetzbar zu machen. Ihre praktischen Tipps für KPIs, Routinen und das Dashboard zeigen dir den konkreten Weg zu mehr finanzieller Klarheit in deinem Business.
Stephanies Expertise in der digitalen Buchhaltung und im Finanzmanagement ist genau das, was viele Solo-Unternehmende brauchen, um endlich strategische Entscheidungen zu treffen statt nur aus dem Bauchgefühl heraus zu handeln. Ihre systematische Herangehensweise macht komplexe Themen einfach verständlich.
Wenn du dir unsicher bist, welche KPIs für dein Business gerade relevant sind, dann findest du das in einem gemeinsamen 1:1-Workshop mit Stephanie heraus. Schritt für Schritt schaut ihr euch an, welche Ziele gerade auf deinem Fahrplan stehen, welche KPIs dir bei der Zielerreichung helfen und welche Helfertools du brauchst, um dir ein einfaches Zahlenmanagement zu ermöglichen.
Falls du mit einer digitalen Buchhaltung und dem Tool Lexware Office starten möchtest, hol dir Stephanies 11 Tipps für eine stressfreie Buchhaltung mit Lexware Office als E-Book für 0 €. Hier bekommst du Tipps, die du sofort umsetzen kannst und landest automatisch in ihrem Newsletter für weitere Tipps und Inspirationen.
Und falls du dich direkt mit ihr Vernetzen willst, findest du Stephanie auf LinkedIn.
Ein ganz großes Merci 💚 an dich, liebe Stephanie, für diesen wertvollen Beitrag 🤩!
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