7 AI-Einsätze aus der Praxis: Wie wir als Berater täglich Zeit sparen
- Conny Jost
- Jul 17
- 6 min read
Updated: Jul 21
Als Berater/Coach kennst du das sicher: Die To-Do-Listen werden länger und länger, statt kürzer. Zwischen Kundenbetreuung, Marketing und administrativen Aufgaben bleibt kaum Zeit für die wirklich wichtige Arbeit am Business. Genau hier haben wir bei OverTheMaze in den vergangenen drei Jahren eine große Veränderung erlebt.
Wir haben systematisch AI in unser Business integriert. Zum Start war es auf spielerischer weise und schließlich als echte Arbeitserleichterung.
Das Ergebnis: Wir sparen zwischen 6 bis 10 Stunden pro Woche, je nach Aufgabe. Diese Zeit investieren wir jetzt in das, was wirklich zählt, in unsere Kunden und unsere Business Weiterentwicklung.
In diesem Artikel teilen wir 7 konkrete AI-Einsätze aus unserem Daily Business mit dir. Keine Theorie, sondern praxiserprobte Workflows, die du auch bei dir nutzen kannst. Lass uns gemeinsam schauen, wie AI auch dein Business effizienter machen kann.
Inhalt des Artikel
1. Reflexions-AI: Unser persönlicher Business-Coach
Zeitersparnis: 15 Minuten pro Woche
Wenn wichtige Entscheidungen anstehen und wir uns im Kreis drehen, nutzen wir unsere Reflexions-AI als Sparringspartner. Sie stellt uns gezielte Fragen, die uns helfen, unsere eigenen Gedankenmuster zu durchbrechen und neue Perspektiven zu entdecken.
Wann wir die Reflexions-AI nutzen
Sobald eine Entscheidung schwerfällt, öffnen wir den AI-Chat und beschreiben die Situation.
Die AI fragt dann systematisch nach, oft nach Aspekten, die wir übersehen haben. Das Geniale daran: Wir merken sofort, wenn die AI uns in eine Richtung lenkt, die sich falsch anfühlt. Das ist dann meist der Moment, wo uns klar wird, was wir wirklich wollen 😉.
Praktischer Nutzen: Statt stundenlang zu grübeln, haben wir in 15 Minuten Klarheit. Die AI ersetzt nicht unsere Intuition, sondern hilft uns dabei, sie wiederzufinden 😀.
2. Business Mentor AI: Sparringspartner für kritische Fragen
Zeitersparnis: 1 Stunde pro Woche
Bei größeren Strategieentscheidungen konsultieren wir unsere Business Mentor AI, bevor wir wichtige Schritte gehen. Sie bringt eine externe Perspektive ein und stellt unbequeme Fragen, die wir uns selbst oft nicht trauen zu stellen.
Wann wir die Business Mentor AI nutzen
Vor wichtigen Business-Entscheidungen erstellen wir eine Übersicht mit all unseren Informationen im Miro und exportieren die dann als Dokument für die AI. Darin sind all unsere Überlegungen und den geplanten nächsten Schritten. Die AI analysiert das kritisch und zeigt uns potenzielle Risiken oder übersehene Chancen auf.
Praktischer Nutzen: Weniger Grübeln, mehr Klarheit und deutlich schnelleres Vorankommen. Die AI fungiert als unvoreingenommener Business Mentor und entfernt unsere Scheuklappen.
3. AI Persona: Unsere idealen Kunden verstehen
Zeitersparnis: 1 Tag pro Monat
Statt aufwendige Marktforschung zu betreiben, lassen wir unsere Persona AI unsere idealen Kunden verkörpern. Sie gibt uns tiefe Einblicke in deren Denkweise, Bedürfnisse und Entscheidungsprozesse.
Wann wir die AI Persona nutzen
Wir testen neue Angebote, Marketingtexte oder Ideen direkt mit unserer Persona AI, also nutzen wir diese AI fast täglich. Sie antwortet aus der Sicht unserer Zielgruppe und zwar mit direkten Aussagen und ihren Gedanken, die sie nicht so schnell aussprechen. So zeigt uns die AI Persona, wo unser Angebot noch nicht überzeugt oder was fehlt.
Praktischer Nutzen: Schnellere Angebotsoptimierung oder Event Entwicklung, weil wir jetzt schon eine Idee bekommen haben, wie unsere Kunden reagieren werden. Das erspart uns teure Umwege.
4. Persona-Research AI: Kontinuierliche Updates erstellen
Zeitersparnis: 2 Stunden pro Persona-Update
Unsere Zielgruppe entwickelt sich ständig weiter. Statt viele Umfragen zu erstellen oder Interviews zu führen, nutzen wir AI, um unsere Persona regelmäßig mit gezielten Informationen über unsere Kunden zu aktualisieren und zu verfeinern.
Wann wir die Persona-Research AI nutzen
Wir füttern die AI, meistens einmal im Quartal, mit aktuellen Kundenfeedbacks, Markttrends und unseren Beobachtungen. Dabei helfen vor allem die eigenen Gedanken von uns, damit die Research auch auf uns optimiert wird. Die AI analysiert diese Daten systematisch und erstellt daraus präzise Persona-Updates mit neuen Insights zu Schmerzpunkten, Wünschen und Verhaltensmustern.
Praktischer Nutzen: Unsere Kundenansprache wird immer präziser, weil wir kontinuierlich an unserer Zielgruppe bleiben, ohne den enormen Zeitaufwand klassischer Marktforschung.
5. Content-Creation AI: Zielgruppenspezifische Inhalte
Zeitersparnis: 1 Tag pro Woche
Von Blog-Artikeln über Social Media Posts bis hin zu Videos, die AI unterstützt uns bei der Content-Erstellung für alle Kanäle. Sie kennt unseren Schreibstil und unsere Botschaften und hilft uns dabei, konsistent und zielgruppengerecht zu kommunizieren.
Wann wir die Content-Creation AI nutzen
Wir geben der AI das Thema vor und geben als Input auch unsere Gedanken und Ideen gleich in den Anhang. Danach bekommen wir 5 Nachfragen zum Thema und was uns dabei wichtig ist.
Sie erstellt dann mit uns schrittweise das jeweilige Content-Piece, wobei wir in einem iterativen Prozess das Ganze überarbeiten und noch mehr mit unserer persönlichen Note versehen. So entsteht in kürzester Zeit hochwertiger Content der unsere Erfahrungen, Sichtweisen und Meinungen beinhaltet.
Praktischer Nutzen: Mehr Zeit für die direkte Kundenarbeit, weil die zeitaufwendige Grundarbeit für Content bereits erledigt ist. Gleichzeitig bleibt die Qualität hoch.
6. Kundenfeedback-AI: Testimonials systematisch auswerten
Zeitersparnis: 10 Stunden pro Quartal
Kundenfeedback ist immens viel wert, doch die Auswertung kann sehr zeitintensiv sein. Unsere AI analysiert alle Testimonials, Bewertungen und Rückmeldungen systematisch und identifiziert Muster, die uns helfen, unser Angebot zu verbessern. Gleichzeitig kategorisiert sie hilfreiche Zitate von den Kunden in Bereiche, die wir für Marketing-Zwecke selbst festgelegt haben.
Wann wir die Kundenfeedback-AI nutzen
Wir sammeln kontinuierlich Kundenfeedback, dieses lassen wir dann einmal im Quartal von der AI analysieren. Sie zeigt uns sowohl rationale Verbesserungspotentiale als auch emotionale Aspekte auf, die in den Rückmeldungen versteckt sind.
Praktischer Nutzen: Kontinuierliche Service-Optimierung auf rationaler und emotionaler Ebene. Wir erkennen Trends früh und können proaktiv auf Kundenbedürfnisse reagieren und zwar nicht nur durch unsere persönlichen Erkenntnisse, sondern auf Mustern, die wir selbst nicht gesehen haben.
7. Workflow-Optimierungs-AI: Bottlenecks finden und beheben
Zeitersparnis: 45 Minuten pro Woche
Ineffiziente Prozesse schleichen sich schnell ein. Unsere AI hilft uns dabei, regelmäßig unsere Arbeitsabläufe zu überprüfen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
Wann wir die Workflow-Optimierungs-AI nutzen
Wenn ein Prozess gefühl langsam wird oder sich nicht mehr reibungslos läuft, beschreiben wir der AI den Prozesse und die Herausforderung. Sie analysiert diesen systematisch und schlägt konkrete Prozessoptimierungen vor, oft solche, die wir selbst erst auf den 3. oder 4. Blick gesehen hätten.
Praktischer Nutzen: Effizientere Arbeitsabläufe und weniger Stress im Daily Business. Kleine Optimierungen summieren sich zu spürbaren Zeitgewinnen.
Unsere wichtigsten Learnings
Nach drei Jahren AI-Integration haben wir einige wichtige Erkenntnisse gewonnen:
AI-Assistenten klar kennzeichnen
Wir benennen jeden AI-Assistenten eindeutig. So wissen wir immer, mit welcher Grundlage wir gerade arbeiten und können die Ergebnisse besser einschätzen. Für diesen Artikel haben wir Namen der 7 AI-Einsätze so genommen, dass du gleich den Kontext klar mitbekommst. Wieso wir nicht die Kennzeichnung genommen haben, die wir der AI jeweils geben?
Der Grund liegt darin, dass es einen schönen Unterschied zwischen Sandor und mir gibt. Sandor gibt den AI-Assistenten Namen wie Sphinx, Genshi, Pip oder Sahira. Damit gibt es den einzelnen AI-Assistenten ein cooles Flair, damit er sich freut mit Ihnen zu arbeiten. Ich hingegen nenne meine AI-Assistenten sehr nüchtern, OM Base, Blog Process, EMail schreiben. Auf diese Weise mache ich mir immer wieder bewusst, dass die AI meine Unterstützung ist und nicht alles für mich machen kann.
Verknüpfung für schnelles Weiterarbeiten
Unsere AI-Chat-Verläufe verlinken wir gerne direkt im Miro, Google Docs und Google Sheets. Das ermöglicht uns, nahtlos zwischen AI-Unterstützung und praktischer Umsetzung zu wechseln.
Zusätzlich hilft es uns ganz persönlich auch, wenn Sandor an meiner Arbeit weiterarbeitet und ich an seiner. Wir bekommen sofort einen Überblick, wo alle Informationen für ein Projekt liegen.
Regelmäßige Kontext-Updates sind essenziell
Die AI wird zwar immer besser geworden, doch unser Unternehmenskontext verändert sich über die Zeit oder wir können ihn nun noch besser für die AI formulieren.
Deshalb aktualisieren wir regelmäßig unsere Informationen über OverTheMaze – unser Angebot, unsere Zielgruppe, unser Branding und unseren Schreibstil. Nur so bleiben die AI-Ergebnisse relevant und präzise.
Zeit sparen beginnt mit dem ersten Schritt
Die Zahlen sprechen für sich: Zwischen 6 und 10 Stunden sparen wir mittlerweile pro Woche durch unsere AI-Integration. Das entspricht einem ganzen Arbeitstag, den wir für strategische Arbeit und unsere Kunden nutzen können.
Das Wichtigste dabei: Du musst nicht alle 8 AI-Einsätze gleichzeitig starten. Wir haben klein angefangen, ich mit meinem “Blog Process” und Sandor mit “Mentor Sphinx”. Schritt für Schritt haben wir dann weitere Bereiche dazugenommen.
Unser Tipp: Such dir einen AI-Einsatz aus, der dich am meisten anspricht, und starte dort. Du wirst schnell merken, wie viel Zeit und Energie du gewinnst. Diese positive Erfahrung motiviert dann für die nächsten Schritte.
Du willst direkt sehen, wie du die AI Persona nutzen kannst? Dann melde dich für unser Event “4-Schritte AI-Angebots-Check für mehr Anfragen” an. Es findest am 29.07.2025 um 10:00 Uhr statt.
Nach dem Live-Event weißt du:
Wie du eine AI Persona erschaffst, die wie dein idealer Kunde denkt
Welche Sprache deine Kunden wirklich verstehen
Wie du komplexe Expertise in klare Kundensprache übersetzt
Damit kannst du nach dem Live-Event direkt in die Umsetzung gehen.
Neugierig? Dann melde dich jetzt an!
PS: Falls du dich fragst, welche konkreten AI-Tools wir für die verschiedenen Einsätze nutzen und warum: Darüber haben wir einen separaten Artikel, damit du auch die technischen Details bekommst 😀.
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